Eine To-Do-Liste ist kein Kanban!

Geschrieben von Sven Hary veröffentlich am in der Kategorie Agiles Arbeiten
"Ok, dann machen wir ab jetzt lieber Kanban." Kennst du diesen Satz? Gerne benutzt, wenn Scrum oder Methode XY in einem Projekt nicht den gewünschten Effekt hat – oder noch häufiger erlebt: wenn das Projekt kurz vor dem Go-Live steht und "der ganze Overhead nur noch aufhält". 

"Dann halt Kanban. Ist ja viel schlanker und schneller."

Leider habe ich nicht nur einmal erlebt, dass Kanban als Synonym für ungeplantes ad-hoc abarbeiten einer ToDo-Liste benutzt wird. Klar, es wird weiterhin das Tool der Wahl eingesetzt in dem u.a. das Backlog gepflegt wird und meistens auch irgendeine Art Task-Board benutzt. So weit, so gut. Aber was vergessen wird: Regeln aufzustellen, wie denn mit diesem Task-Board gearbeitet werden soll. Die Folge: Jeder macht, was er denkt, alle sind emsig dabei, aber so richtig gut, wird es selten. Der Grund:

Kanban ist keine To-Do-Liste, deren Items von links nach rechts geschoben werden. Kanban ist eine Sammlung von Prinzipien und Werten, die für mehr Effizienz sorgen sollen. 
Kanban ist KEINE Projekt-Management-Methode. 
Kanban ist KEIN Entwicklungs-Prozess-Framework wie z.B. Scrum. 
Kanban ist NICHT in Form eines "Guides" oder ähnlichem vollständig beschrieben.

 

Der größte Unterschied von Kanban zu anderen derzeit verbreiteten (agilen) Methoden:

Kanban kannst du einsetzen ohne deine Prozesse ändern zu müssen!

Eines der Prinzipien von Kanban lautet "Starte wo du bist", was bedeutet, dass du als erstes deinen Workflow/Prozess 1:1 weiter einsetzen kannst. Als erstes visualisierst du deinen jetzigen Prozess und beobachtest. Danach erarbeitest du "evolutionäre" Änderungen, um dich zu verbessern. Kanban wird als evolutionäres Change Management bezeichnet, weil es eben nicht innerhalb von X Wochen/Monaten deine Organisation umkrempelt, sondern Änderungen peau à peau an den Stellen erzeugen will, die den meisten Wert bringen.

Kanban ist eine Methode, die wie auch andere agile Methoden, auf dem Pull-Prinzip basieren. D.h. Arbeit wird nicht explizit jmd. zugewiesen, sondern derjenige, der Arbeit braucht, holt sie sich.

Das funktioniert ganz konkret dadurch, dass jeder Arbeitsschritt die Status "In Bearbeitung" und "Fertig" hat. Derjenige, der für den nächsten Arbeitsschritt zuständig ist, nimmt immer das erste Arbeitspaket in "Fertig" und arbeitet daran.

 

Wann ist Kanban sinnvoll? Für welche Ziele kann ich Kanban einsetzen?

  • Business Ziele 
    a) Bessere Vorhersehbarkeit 
    b) Prozessoptimierung 
    c) Kostenkontrolle
  • Management Ziele 
    a) Transparenz schaffen 
    b) Qualität verbessern 
    c) Priorisierung vereinfachen 
    d) Ermöglichen einer hohen Professionalität
  • Organisationsziele 
    a) Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen 
    b) Möglichkeiten für Freiräume zur z.B. Weiterbildung finden/schaffen

 

Wenn du ein oder mehrere Ziele für dein Team/deine Organisation festgelegt hast kannst du anfangen, Kanban einzusetzen und die entsprechenden Schwerpunkte zu setzen; vergiß aber nicht, direkt zu bestimmen, wie du überprüfen kannst, ob diese Ziele auch erreicht hast.

Kanban einfach so einzusetzen, weil etwas anderes nicht funktioniert, funktioniert nicht. :) Starte mit der Frage nach dem "Wozu?". Wozu möchte ich etwas neues einsetzen? Sehe ich jetzt schon Probleme? Und frage dich ernsthaft, ob Kanban diese Probleme lösen kann. Vielleicht ist ja etwas anderes hilfreich.

Auch wenn Scrum nicht funktioniert: Kanban KANN eine Alternative sein, es kann aber auch eine Ergänzung sein, um den Flow innerhalb deiner Sprints zu verbessern.

 

Wie unterstützt Kanban dich dabei, effizienter zu sein?

"Was also kann Kanban wie für mich tun?" wirst du dich vielleicht fragen.

Die Antwort liefern die 9 Werte, die Kanban zugrunde liegen:

 

  1. Customer focus - konzentriere dich auf den Kunden
  2. Transparency - schaffe Transparenz in allen Bereichen
  3. Understanding - verstehe, was du warum tust
  4. Agreement - beziehe Beteiligte mit ein und schaffe Konsens
  5. Leadership - unterstütze Führungsqualitäten auf jeder Ebene (keine reinen "Befehlsempfänger")
  6. Respect - fördere den Respekt aller Beteiligten, kein "die da unten"-"die da oben"-Denken
  7. Collaboration - fördere die Zusammenarbeit aller am Prozess Beteiligten
  8. Balance - sorge für ausgeglichene Anforderungen/Belastungen aller
  9. Flow - konzentriere dich auf eine kurze und regelmäßige Lieferungen ohne Bottlenecks

 

Kanban kommt aus dem japanischen und ist erstaunlich Menschen-fokussiert. Es soll auf jeder Ebene ermöglich werden, dass Menschen Führungsqualitäten haben, mitdenken und den Prozess mit optimieren. Dazu soll es ein hohes Maß an Zusammenarbeit geben und regelmäßig gemeinsam Verbesserungen entwickelt werden. Dies kann z.B. durch aus anderen agilen Methoden bekannte Retrospektiven geschehen. Anders als bei z.B. Scrum ist dazu aber kein fester Rhythmus vorgegeben. Wann immer es nötig und sinnvoll erscheint, dass eine Veränderung durch ein Experiment angestrebt werden muss, kann es zu einem Treffen kommen.

 

Kanban liegen folgende Prinzipen zu Grunde: (3 Principles of Kanban)

  1. Starte wo du bist
  2. Sei offen für andauernde kleine Verbesserungen (Kaizen-Prinzip)
  3. Führe, indem du ein Beispiel für andere bist, nicht durch ein Mandat

Wie schon gesagt: Kanban krempelt nicht deine Organisation um, sondern ermöglicht ein direktes Starten, da wo du bist. Wenn du bereit bist, kannst du heute noch anfangen Kanban einzuführen. Wenn du noch gar keinen definierten Prozesse hast, ist das auch nicht schlimm, denn auch ohne es zu wissen, hältst du dich an bestimmte Abläufe. Welche das sind und wie sinnvoll diese sind, macht Kanban transparent.

 

Durch den Fokus auf folgende Praktiken schaffst du eine stetige Verbesserung: (6 practices of Kanban)

  1. Visualisiere den Flow ("Kanban-Board")
  2. Begrenze die gleichzeitige Arbeit (WIP)
  3. Messe und kontrolliere den "Flow" (Cycle-Time, Lead-Time)
  4. Mache Regeln explizit (Visualisierung von Regeln)
  5. Etabliere Feedback-Runden ("Retrospektiven")
  6. Starte Experimente ("Evolutionäre Änderungen")

Die große Stärke von Kanban ist die Transparenz und der Fokus auf eine schnelle Lieferung. Falls in deinem Projekt etwas schiefläuft, wird Kanban es an die Oberfläche bringen. Vielleicht ist das der Grund, warum nicht alle begeistert sind, wenn Kanban eingeführt wird.

 

Tipps zum richtigen Einsatz von Kanban

Das berühmte WIP-Limit von Kanban ("Begrenze die Anzahl gleichzeitig in Bearbeitung befindlicher Arbeit") wird häufig missverstanden: Teams entwickeln sich, werden besser und achten z.B. darauf, dass die Anzahl der Items "In Bearbeitung" nicht mehr als die Anzahl der Teammitglieder ist. Ein guter Anfang. Leider wird danach vergessen, dass es ja häufig weitere Schritte im Workflow gibt und die Spalte "Fertig" bspw. in der Programmierung wird voller und voller. Das WIP-Limit bezieht sich aber auf beide Status "In Bearbeitung" und "Fertig". Dadurch werden auch die Bottlenecks aufgedeckt. Was nützt es, wenn die Entwickler jeden Tag 10 Items programmieren, aber nur 3 pro Tag getestet und ausgeliefert werden?

 

Kanban gibt keine Antworten darauf, wie die Optimierung deines Prozesses genau ablaufen soll – jede Firma und jeder Workflow ist einzigartig und von ganz speziellen Umständen beeinflusst. Dies respektiert Kanban und das ist der Grund, warum du Kanban in der Software-Entwicklung, in der Personalabteilung oder in der Automobilindustrie einsetzen kannst.

Kanban legt großen Wert auf den sogenannten Flow, also dass Aufgaben schnell, flüssig und ohne große Wartezeiten erledigt werden. Dadurch kannst du mit Kanban eine sehr gute Vorhersehbarkeit erreichen, wann etwas fertig sein wird.

Und natürlich kannst du Kanban auch einsetzen, um dein Scrum zu verbessern. Scrum und Kanban schließen sich nicht aus, weil sie unterschiedliche Dinge im Fokus haben. Du kannst "scrummen" ohne Kanban und Kanban einsetzen, wo du willst. Übrigens auch für die Familienorganisation.

Ein sehr hilfreicher Start für die Erstellung eines Kanban-Boards findest du übrigens unter: Kanban boards step by step